Perché le email del tuo hotel finiscono nello spam? SPF, DKIM e DMARC nel 2026

Aggiornata: 10 novembre 2026

Una conferma di prenotazione che finisce nello spam è un ospite preoccupato al telefono o, peggio, un ospite che prenota altrove. Dal 2024 Gmail, Yahoo e Outlook.com chiedono che le email dimostrino di provenire davvero dal dominio che le firma, con tre record tecnici: SPF, DKIM e DMARC. Questa guida riassume ciò che abbiamo potuto verificare il 10 novembre 2026 sulle pagine ufficiali di Google, Yahoo e Microsoft, e indica chiaramente ciò che non abbiamo potuto confermare.

La risposta breve

L'essenziale:

SPF indica quali server possono inviare email con il tuo dominio; DKIM firma ogni messaggio; DMARC dice che cosa fare quando un'email con il tuo dominio non supera questi controlli.
Gmail (dal 1° febbraio 2024) e Yahoo (da febbraio 2024) chiedono a tutti i mittenti almeno SPF o DKIM.
Chi invia 5.000 email o più al giorno deve avere anche SPF e DKIM, DMARC, allineamento del dominio del mittente e, nelle email di marketing, disiscrizione con un clic.
Dal 5 maggio 2025 Outlook.com rifiuta le email dei domini che inviano più di 5.000 messaggi al giorno senza rispettare i requisiti, con l'errore 550 5.7.515.
Nessuno può garantire che un'email arrivi nella posta in arrivo: rispettare le regole è il minimo, non una garanzia.

Che cosa chiede Gmail

Secondo l'assistenza ufficiale di Google:

A tutti quelli che inviano ad account Gmail personali: SPF o DKIM, DNS diretto e inverso validi, connessione TLS, messaggi formattati correttamente e un tasso di spam in Postmaster Tools sotto lo 0,3%. Google consiglia di restare sotto lo 0,1%.
Non usare un indirizzo @gmail.com come mittente da altri server: Google avverte che Gmail applica a queste intestazioni una policy DMARC di quarantena.
A chi invia 5.000 o più messaggi al giorno: SPF e DKIM, un record DMARC (basta la policy p=none), un dominio nel campo Da allineato con quello di SPF o DKIM e, per i messaggi di marketing o in abbonamento, disiscrizione con un clic e link di disiscrizione visibile.
I messaggi dello stesso dominio principale si sommano per il limite di 5.000, e chi lo supera anche una sola volta resta per sempre un mittente massivo.
Nelle sue domande frequenti Google dice che da novembre 2025 intensifica i controlli sul traffico non conforme, che questi messaggi possono essere rifiutati o finire nello spam e che, se li rifiuta, invia un codice con il motivo. Non spiega che cosa succede caso per caso.
Queste regole valgono solo per le email inviate ad account Gmail personali (@gmail.com e @googlemail.com).

Yahoo e Outlook.com

Che cosa dicono le pagine ufficiali:

Yahoo chiede a tutti almeno SPF o DKIM, un tasso di spam sotto lo 0,3%, DNS diretto e inverso validi e il rispetto degli standard email. Ha iniziato ad applicarlo a febbraio 2024, in modo graduale nel primo semestre.
Ai mittenti massivi Yahoo chiede anche SPF e DKIM, DMARC con almeno p=none che deve essere superato (allineamento rilassato accettato), disiscrizione con un clic nel marketing e gestione delle disiscrizioni entro 2 giorni. La pagina che abbiamo letto non indica una cifra per «massivo».
Il 2 aprile 2025 Microsoft ha annunciato requisiti per outlook.com, hotmail.com e live.com: i domini che inviano più di 5.000 email al giorno devono superare SPF e DKIM e avere DMARC con almeno p=none, allineato.
Con l'aggiornamento del 29 aprile 2025 Microsoft ha cambiato piano: dal 5 maggio 2025 i messaggi non conformi vengono rifiutati con l'errore 550 5.7.515, invece di finire prima nella posta indesiderata. Aggiungere il mittente ai mittenti attendibili non lo evita.
Non abbiamo confermato requisiti di Outlook.com per chi invia meno di 5.000 email al giorno, anche se Microsoft si riserva il diritto di filtrare o bloccare i mittenti non conformi.

Che cosa significa per un piccolo hotel

Se invii conferme o preventivi dal tuo dominio:

Di solito sei molto sotto le 5.000 email al giorno, quindi il requisito obbligatorio per Gmail e Yahoo è avere SPF o DKIM. Il nostro consiglio: configurali entrambi e aggiungi DMARC con p=none; costa poco e ti prepara se un giorno invii una newsletter grande.
Conta tutto ciò che invia con il tuo dominio: il programma di posta, il motore di prenotazione, il PMS, il modulo del sito e lo strumento per le newsletter. Tutto si somma sotto lo stesso dominio principale.
Se invii offerte o newsletter, metti un link di disiscrizione visibile. La disiscrizione con un clic è obbligatoria solo sopra le 5.000 al giorno, ma le email senza un'uscita facile vengono segnalate più spesso come spam.
Usa un mittente che possa ricevere risposte, per esempio prenotazioni@tuohotel.example, e non indirizzi che nessuno legge.

Come verificarlo gratis

Passo per passo:

Invia una vera conferma di prenotazione a un account Gmail. In Gmail sul computer apri l'email, clicca sulla freccia sotto il nome del mittente e guarda «Inviato da» (mailed-by) e «Firmato da» (signed-by): se compare il tuo dominio, è autenticata.
Un punto interrogativo accanto al mittente significa che Gmail non ha potuto autenticare il messaggio. «tramite» (via) seguito da un altro dominio significa che l'email è partita da un server che non corrisponde al tuo dominio.
Per il dettaglio: accanto a Rispondi clicca su Altro e poi su «Mostra originale». Cerca le righe SPF, DKIM e DMARC: devono indicare PASS. In altri programmi di posta cerca l'intestazione Authentication-Results con spf=pass o dkim=pass.
Google Postmaster Tools mostra tasso di spam e autenticazione delle tue email verso Gmail. Il dominio si verifica con un record TXT o CNAME. Attenzione: se invii poche email al giorno, Google dice che i dati possono mancare.
Fai la prova con ogni sistema che invia per te: conferma del motore di prenotazione, email del PMS e modulo del sito.

Errori tipici

Quelli che vediamo di più:

Il motore di prenotazione o il PMS invia con il tuo dominio (prenotazioni@tuohotel.example) dai propri server, ma il tuo SPF non li autorizza e non firmano con DKIM per il tuo dominio. In questi casi Google consiglia di pubblicare SPF, firmare con DKIM e far coincidere il mittente con il dominio autenticato. Chiedi al fornitore i valori esatti per il tuo DNS.
Usare un account Gmail gratuito con il nome dell'hotel e impostare il motore di prenotazione per inviare «come» quell'indirizzo: Google chiede di non impersonare mittenti @gmail.com e applica la quarantena DMARC. Inoltre non puoi impostare SPF, DKIM o DMARC su un dominio che non è tuo.
Avere due record SPF sullo stesso dominio o cancellare quello vecchio quando se ne aggiunge uno nuovo. Il nostro consiglio: un solo record SPF che includa tutti i servizi che inviano per te.
Impostare DMARC su p=reject dal primo giorno. Google descrive un passaggio graduale da «monitor» a «quarantine» e a «reject» man mano che confermi che tutte le tue email si autenticano.
Inviare offerte a chi non le ha chieste: fa salire il tasso di spam, che Google e Yahoo vogliono sotto lo 0,3%.

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Domande frequenti

Il mio hotel deve avere DMARC?

Se invii meno di 5.000 email al giorno, Gmail e Yahoo chiedono solo SPF o DKIM. DMARC è obbligatorio sopra le 5.000 per Gmail, Yahoo (mittenti massivi) e Outlook.com. Consigliamo comunque di configurarlo con p=none.

Che cosa è successo con Gmail a novembre 2025?

Google dice che da novembre 2025 intensifica i controlli sul traffico non conforme e che questi messaggi possono essere rifiutati o finire nello spam. Non spiega i singoli casi.

Che cosa significa l'errore 550 5.7.515?

È il rifiuto di Outlook.com, dal 5 maggio 2025, delle email di domini che inviano più di 5.000 messaggi al giorno senza il livello di autenticazione richiesto.

Come capisco se le mie conferme sono autenticate bene?

Inviane una a Gmail, apri «Mostra originale» e controlla che SPF, DKIM e DMARC indichino PASS. Se vedi «tramite» un altro dominio o un punto interrogativo, qualcosa non va.

Posso usare un Gmail gratuito per l'hotel?

Puoi ricevere e rispondere da lì, ma non puoi autenticare un dominio che non è tuo, e Google chiede di non inviare come @gmail.com da altri server. Consigliamo un dominio proprio.

Fonti

Altre guide per hotel

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