La política de privacidad de tu hotel y la copia del DNI de los huéspedes: qué dicen las autoridades en 2026

Actualizada: 9 de noviembre de 2026

Un alojamiento recoge datos personales en la web, en el formulario de reserva y en el registro de viajeros. Las autoridades de protección de datos de España, Italia y Grecia se han fijado este año en dos cosas: que el huésped sepa qué se hace con sus datos y que no se guarden copias de su documento de identidad. Esto es lo que dicen sus propias fuentes (al final). No es asesoramiento jurídico: ante una duda concreta, consulta con tu asesor.

Qué tiene que decir tu información de privacidad

El artículo 13 del RGPD obliga a informar en el momento en que se recogen los datos, no después:

Quién es el responsable (nombre de la empresa o del titular) y cómo contactar con él.
Para qué se usan los datos (gestionar la reserva, cumplir el registro de viajeros, enviar ofertas si el huésped lo acepta…) y con qué base jurídica.
A quién se comunican (por ejemplo, a la policía por el registro de viajeros, a tu programa de reservas o a tu gestoría) y si salen del Espacio Económico Europeo.
Cuánto tiempo se guardan, o con qué criterio: no basta con «el tiempo necesario».
Los derechos del huésped (acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad), cómo retirar el consentimiento y que puede reclamar ante la autoridad de protección de datos.
Si dar los datos es obligatorio y qué pasa si no se dan (sin datos no hay reserva ni registro).

Por capas: lo básico junto al botón

La AEPD y el Comité Europeo de Protección de Datos recomiendan dos niveles. En la primera capa, junto al botón de reservar o enviar, un resumen corto: responsable, finalidad, legitimación, destinatarios, derechos y un enlace a «más información». En la segunda, el texto completo. Pon además el enlace a la política de privacidad visible en todas las páginas.

La copia del DNI o pasaporte: no se guarda

España: la AEPD recordó el 17 de junio de 2025 que el registro de viajeros del Real Decreto 933/2021 «no autoriza a solicitar una copia del documento de identidad»: basta con anotar los datos que pide el decreto, comprobando el documento a la vista o, en remoto, con otros medios. En 2023 multó con 2.000 € a un hotel-apartamento por guardar DNI escaneados.
Italia: el Garante pidió el 29 de abril de 2026 que, tras enviar los datos por Alloggiati Web, las copias se borren o destruyan de inmediato; solo se guarda el recibo del portal durante cinco años. Nada de fotografiar documentos ni pedirlos por WhatsApp.
Portugal: según el aviso oficial del SIBA, el alojamiento no guarda los datos que introduce en el sistema; los conserva la Administración durante un año.
Grecia: la autoridad de protección de datos pidió el 24 de junio de 2026 no tomar ni guardar fotos o fotocopias de documentos de identidad, ni copias de tarjetas para futuras reclamaciones.

Cuánto se guarda el registro de viajeros en España

El Real Decreto 933/2021 obliga a conservar el registro informático tres años y a comunicar los datos en un plazo máximo de 24 horas. Eso se puede explicar tal cual en la información de privacidad.

¿Necesito un delegado de protección de datos?

Normalmente no. El RGPD solo lo exige a organismos públicos y a quien trata datos a gran escala o vigila a personas de forma sistemática, y la lista de la ley española (artículo 34 de la LOPDGDD) no incluye a los hoteles. Si no lo tienes, no lo pongas en el texto.

Comprobación en 10 minutos

Abre tu formulario de reserva: ¿hay un resumen de privacidad junto al botón y un enlace al texto completo?
Lee tu política: ¿dice plazos concretos y a quién se comunican los datos?
Pregunta en recepción si se escanean o fotografían documentos, o si se piden por WhatsApp o correo, y deja de hacerlo.
Revisa con tu programa de reservas o tu gestoría que tengan contrato de encargado del tratamiento.

Cómo ayuda iQuota

La página oficial de reserva que iQuota crea para tu alojamiento no pide documentos de identidad ni datos de tarjeta: el pago se hace en el alojamiento. Tu web y tu recepción siguen siendo tuyas y conviene que cumplan estas normas.

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Preguntas frecuentes

¿Puedo pedir el DNI por WhatsApp antes de la llegada?

No es buena idea: la AEPD lo considera un tratamiento excesivo y el Garante italiano lo desaconseja de forma expresa. Pide solo los datos del registro y comprueba el documento a la llegada.

¿Vale una política de privacidad copiada de otra web?

Solo si la adaptas: tiene que decir quién eres tú, para qué usas los datos, a quién los comunicas y cuánto tiempo los guardas.

¿Y la política de cookies?

Es otra obligación distinta; la explicamos en nuestra guía del banner de cookies.

Fuentes

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