A política de privacidade do seu alojamento e a cópia dos documentos dos hóspedes: o que dizem as autoridades em 2026

Atualizada: 9 de novembro de 2026

Um alojamento recolhe dados pessoais no site, no formulário de reserva e na comunicação de hóspedes estrangeiros. Este ano, as autoridades de proteção de dados de Espanha, Itália e Grécia concentraram-se em dois pontos: que o hóspede saiba o que se faz com os seus dados e que não se guardem cópias dos documentos de identificação. Eis o que dizem as próprias fontes (no fim). Não é aconselhamento jurídico: perante uma dúvida concreta, consulte o seu consultor.

O que deve dizer a informação de privacidade

O artigo 13.º do RGPD obriga a informar no momento da recolha dos dados, não depois:

Quem é o responsável (empresa ou titular) e como o contactar.
Para que servem os dados (gerir a reserva, comunicar os hóspedes estrangeiros no SIBA, enviar ofertas se o hóspede aceitar…) e com que fundamento jurídico.
A quem são comunicados (por exemplo, às autoridades através do SIBA, ao programa de reservas ou ao contabilista) e se saem do Espaço Económico Europeu.
Durante quanto tempo são guardados, ou com que critério: «o tempo necessário» não chega.
Os direitos do hóspede (acesso, retificação, apagamento, oposição, limitação e portabilidade), como retirar o consentimento e o direito de reclamar à CNPD.
Se fornecer os dados é obrigatório e o que acontece se não forem fornecidos.

Por camadas: o essencial junto ao botão

O Comité Europeu para a Proteção de Dados recomenda, no seu guia para PME, «um primeiro nível de informações básicas» (responsável, finalidades, destinatários e direitos), junto ao botão, e um segundo nível com o texto completo. Mantenha a ligação à política de privacidade visível em todas as páginas.

Cópia dos documentos: não se guarda

Portugal: segundo a informação oficial do SIBA, a unidade hoteleira não guarda os dados introduzidos no sistema; a administração conserva-os durante um ano.
Espanha: a AEPD lembrou a 17 de junho de 2025 que o registo de hóspedes «não autoriza a pedir uma cópia do documento de identificação»; em 2023 multou em 2.000 € um hotel-apartamento por guardar documentos digitalizados.
Itália: a 29 de abril de 2026 o Garante pediu que as cópias sejam apagadas ou destruídas logo após o envio pelo Alloggiati Web; só se guarda o recibo do portal, cinco anos. Nada de fotografar documentos nem pedi-los por WhatsApp.
Grécia: a 24 de junho de 2026 a autoridade grega pediu que não se tirem nem guardem fotos ou fotocópias de documentos de identificação, nem cópias de cartões.

Preciso de um encarregado de proteção de dados?

Normalmente não: o RGPD exige-o a organismos públicos e a quem trata dados em grande escala ou faz controlo sistemático de pessoas. Se não o tem, não o indique no texto.

Verificação em 10 minutos

Abra o formulário de reserva: há um resumo de privacidade junto ao botão e uma ligação ao texto completo?
Leia a política: indica prazos concretos e a quem são comunicados os dados?
Pergunte na receção se se digitalizam ou fotografam documentos, ou se se pedem por WhatsApp ou e-mail, e pare de o fazer.
Confirme que o programa de reservas e o contabilista têm contrato de subcontratante consigo.

Como ajuda o iQuota

A página oficial de reserva que o iQuota cria para o seu alojamento não pede documentos de identificação nem dados do cartão: o pagamento faz-se no alojamento. O seu site e a sua receção continuam a ser seus e convém que cumpram estas regras.

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