Ομαδικές κρατήσεις σε μικρό ξενοδοχείο ή κατάλυμα: σύμβαση, προκαταβολή, ακύρωση, λίστα ονομάτων και καταγραφή επισκεπτών (2026)

Ενημέρωση: 10 Νοεμβρίου 2026

Μια ομάδα μπορεί να γεμίσει ένα μικρό κατάλυμα με ένα τηλεφώνημα και να το αδειάσει με μια καθυστερημένη ακύρωση. Ο οδηγός συνοψίζει τι γράφουμε, πώς χειριζόμαστε προκαταβολή και ακύρωση, τι λέει η επίσημη βοήθεια συνεργατών της Booking.com για τις ομαδικές κρατήσεις, πότε ένα πρακτορείο πουλά οργανωμένο ταξίδι και πώς καταγράφεται κάθε επισκέπτης σε Ισπανία, Ιταλία και Πορτογαλία. Ελέγχθηκε στις 10 Νοεμβρίου 2026. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή.

Η σύντομη απάντηση

Τα βασικά:

Γράψτε τα πάντα πριν εισπράξετε: δωμάτια, ημερομηνίες, συνολική τιμή, προκαταβολή, χρονοδιάγραμμα πληρωμών, μείωση δωματίων και χρεώσεις ακύρωσης.
Ορίστε σαφώς τι είναι η προκαταβολή και τι γίνεται αν ακυρώσει η ομάδα. Ο ελληνικός Αστικός Κώδικας ρυθμίζει τον αρραβώνα, αλλά σήμερα δεν μπορέσαμε να διαβάσουμε το επίσημο κείμενο: γράψτε τον κανόνα στη σύμβαση.
Μια ομάδα ιδιωτών είναι καταναλωτές: δώστε συνολική τιμή και όρους πριν από τη σύμβαση (Οδηγία 2011/83/ΕΕ, άρθρο 6 παρ. 1). Δεν υπάρχει υπαναχώρηση 14 ημερών για διαμονή σε συγκεκριμένες ημερομηνίες (άρθρο 16 στοιχ. l).
Αν ένα πρακτορείο συνδυάσει τα δωμάτιά σας με μεταφορά, εκδρομές ή άλλες υπηρεσίες, διοργανωτής του πακέτου είναι το πρακτορείο (Οδηγία (ΕΕ) 2015/2302, άρθρο 3 σημείο 8). Αν τα συνδυάσετε εσείς, διοργανωτής μπορεί να είστε εσείς.
Μια ομάδα δεν είναι ένα πρόσωπο: κάθε επισκέπτης καταγράφεται κατά τους κανόνες κάθε χώρας. Ζητήστε έγκαιρα τη λίστα ονομάτων.

Τι γράφουμε στη σύμβαση ομάδας

Κανένας κανόνας δεν ορίζει υπόδειγμα σύμβασης ομάδας για ξενοδοχεία. Στην εμπορική πρακτική αξίζει να γράφονται:

Ποιος συμβάλλεται: ιδιώτης που οργανώνει (καταναλωτής), εταιρεία ή ταξιδιωτικό πρακτορείο. Οι κανόνες διαφέρουν.
Αριθμός και τύπος δωματίων, ημερομηνίες, διατροφή και τιμή ανά δωμάτιο και συνολικά, με φόρους και τυχόν τέλη διαμονής.
Προκαταβολή: ποσό, ημερομηνία πληρωμής και τι γίνεται αν ακυρώσει η ομάδα ή εσείς.
Χρονοδιάγραμμα: ημερομηνία για μείωση δωματίων χωρίς χρέωση, ημερομηνία λίστας ονομάτων και ημερομηνία από την οποία χρεώνονται όλα τα κρατημένα δωμάτια. Είναι συμφωνημένες προθεσμίες, όχι νόμιμες.
Κλιμακωτές χρεώσεις ακύρωσης ανά ημερομηνία και τι γίνεται με αποχωρήσεις της τελευταίας στιγμής ή αχρησιμοποίητα δωμάτια.
Για ιδιώτες: οι προσυμβατικές πληροφορίες του άρθρου 6 παρ. 1 της Οδηγίας 2011/83/ΕΕ και ότι δεν υπάρχει υπαναχώρηση 14 ημερών (βλ. /dikaioma-ypanachorisis-kratisi-katalymatos-14-imeres).
Για σαφή διατύπωση της ακύρωσης, δείτε και /politiki-akyrosis-katalymatos-pos-na-ti-grapsete-booking-airbnb-google-2026.

Προκαταβολή, «arras» και «caparra»

Μετρά περισσότερο τι γράφει η σύμβαση παρά το όνομα:

Ισπανία: το άρθρο 1454 του Código Civil (ενοποιημένο κείμενο στο BOE) ορίζει ότι, αν δόθηκαν «arras o señal» σε πώληση, η σύμβαση λύνεται με απώλειά τους ή επιστροφή τους στο διπλάσιο. Αν ισχύει το ίδιο για σύμβαση διαμονής: δεν επιβεβαιώθηκε.
Ιταλία: κατά το άρθρο 1386 του Codice civile, αν η σύμβαση προβλέπει δικαίωμα υπαναχώρησης, η «caparra» είναι μόνο το αντάλλαγμα της υπαναχώρησης (χάνεται ή επιστρέφεται στο διπλάσιο).
Ελλάδα και Πορτογαλία: ο αρραβώνας και το «sinal» ρυθμίζονται στους αστικούς κώδικες, αλλά δεν διαβάσαμε σήμερα το επίσημο κείμενο. Δεν δίνουμε τον κανόνα.
Πρακτική συμβουλή: γράψτε «η προκαταβολή αφαιρείται από την τελική τιμή» ή «η προκαταβολή δεν επιστρέφεται αν η ομάδα ακυρώσει μετά τις …», με ημερομηνίες και ποσά.
Εισπράξτε την προκαταβολή με ασφαλή σύνδεσμο πληρωμής, όχι ζητώντας αριθμό κάρτας με email: βλ. /engyisi-kartas-no-show-akyrosi-xenodocheio-pliromi-sto-katalyma-2026.

Ομάδες μέσω Booking.com

Η επίσημη βοήθεια συνεργατών της Booking.com («Managing group reservations», στα αγγλικά) εξηγεί την πολιτική ομάδων:

Το όριο το ορίζετε εσείς: ισχύει όταν μια κράτηση έχει περισσότερα δωμάτια από τον αριθμό που επιλέγετε, από «περισσότερα από 2» έως «περισσότερα από 10».
Μπορούν να την ενεργοποιήσουν μόνο καταλύματα με περισσότερα από 3 δωμάτια ή μονάδες, από το Extranet: Property > Policies > Other policies > Group reservations.
Ο πελάτης βλέπει μόνο μια σημείωση στους κανόνες του καταλύματος ότι μπορεί να ισχύουν διαφορετικές πολιτικές και επιβαρύνσεις, χωρίς λεπτομέρειες. Γι' αυτό πρέπει να επικοινωνήσετε εσείς για προπληρωμή, προθεσμία και χρεώσεις ακύρωσης.
Αν ο πελάτης δεν απαντήσει, μπορείτε να κρατήσετε την κράτηση, να ζητήσετε από την εξυπηρέτηση πελατών της Booking.com να επικοινωνήσει μαζί του ή να ζητήσετε ακύρωση.
Αν επιλέξετε «Όχι», διαγράφονται όλες οι υπάρχουσες πολιτικές ομάδων.

Είναι οργανωμένο ταξίδι;

Η Οδηγία (ΕΕ) 2015/2302 προστατεύει όποιον αγοράζει πακέτο (διαμονή μαζί με μεταφορά, ενοικίαση αυτοκινήτου ή άλλη σημαντική τουριστική υπηρεσία):

Αν ένα πρακτορείο αγοράζει τα δωμάτιά σας και τα πουλά με λεωφορείο, ξεναγό ή εκδρομές, διοργανωτής είναι το πρακτορείο (άρθρο 3 σημείο 8: ο έμπορος που συνδυάζει και πωλεί). Εσείς του πουλάτε διαμονή.
Αν προσθέτετε εσείς μεταφορές, εκδρομές ή εισιτήρια για την ομάδα, διοργανωτής μπορεί να είστε εσείς: βλ. /xenodocheio-ekdromi-metafora-organomeno-taxidi-odigia-2026.
Εξαιρούνται (άρθρο 2 παρ. 2): ταξίδια κάτω των 24 ωρών χωρίς διανυκτέρευση· όσα προσφέρονται περιστασιακά, χωρίς κέρδος και μόνο σε περιορισμένη ομάδα ταξιδιωτών· και όσα αγοράζονται βάσει γενικής συμφωνίας για επαγγελματικά ταξίδια.
Αν το πακέτο του πρακτορείου απαιτεί ελάχιστο αριθμό συμμετεχόντων, το πρακτορείο μπορεί να το ακυρώσει με ειδοποίηση 20 ημερών (ταξίδια άνω των 6 ημερών), 7 ημερών (2 έως 6 ημέρες) ή 48 ωρών (κάτω των 2 ημερών) (άρθρο 12 παρ. 3 στοιχ. α). Λάβετε υπόψη αυτές τις ημερομηνίες όταν συμφωνείτε με το πρακτορείο πότε αποδεσμεύονται τα δωμάτια.
Η αναθεώρηση, Οδηγία (ΕΕ) 2026/1024, εφαρμόζεται από τις 29 Μαρτίου 2029. Αν αλλάζει αυτές τις εξαιρέσεις: δεν επιβεβαιώθηκε.

Λίστα ονομάτων και καταγραφή κάθε επισκέπτη

Σε Ισπανία, Ιταλία και Πορτογαλία η καταγραφή γίνεται ανά άτομο, και στις ομάδες:

Ελλάδα: ο επίσημος κατάλογος διαδικασιών (mitos.gov.gr) περιλαμβάνει την «Τήρηση Βιβλίου Πελατών από ξενοδοχεία και άλλα καταλύματα» με έλεγχο από την Ελληνική Αστυνομία· δεν μπορέσαμε να διαβάσουμε το περιεχόμενό της, οπότε δεν δίνουμε λεπτομέρειες.
Ισπανία (Βασιλικό Διάταγμα 933/2021, SES.HOSPEDAJES): η αναγγελία γίνεται κατά την κράτηση και κατά την έναρξη της διαμονής, το αργότερο σε 24 ώρες· υπογράφουν όσοι είναι άνω των 14 ετών.
Ιταλία (υπουργική απόφαση 7-1-2013, Alloggiati Web): ένα δελτίο ανά άτομο σε 24 ώρες· ο αρχηγός της ομάδας με έγγραφο ταυτότητας, τα μέλη μόνο με προσωπικά στοιχεία.
Πορτογαλία (νόμος 23/2007, άρθρα 15 και 16, SIBA): δηλώνεται κάθε αλλοδαπός, οποιασδήποτε ηλικίας, εντός 3 εργάσιμων ημερών· ο υπεύθυνος της ομάδας μπορεί να συμπληρώσει και να υπογράψει για τους υπόλοιπους.
Ζητήστε από τον διοργανωτή τη λίστα ονομάτων με το δωμάτιο του καθενός και ενημερώστε ότι στην άφιξη κάθε επισκέπτης θα πρέπει να ταυτοποιηθεί.

Λίστα ελέγχου

Πριν επιβεβαιώσετε την ομάδα:

Ποιος συμβάλλεται (ιδιώτης, εταιρεία ή πρακτορείο) και ποιος πληρώνει;
Συνολική τιμή, προκαταβολή, χρονοδιάγραμμα πληρωμών και ακύρωση γραπτώς και αποδεκτά;
Ημερομηνία μείωσης δωματίων και ημερομηνία λίστας ονομάτων;
Υπάρχει μεταφορά ή εκδρομές; Ποιος τις συνδυάζει;
Μπορείτε να καταγράψετε όλους μαζί στην άφιξη (έντυπα, ώρα, έγγραφα);

Πώς βοηθά η iQuota

Στις κρατήσεις που έρχονται μέσω iQuota δεν ζητούνται στοιχεία κάρτας: ο ταξιδιώτης πληρώνει στο κατάλυμα και ο connector ζητά από τον βοηθό ΤΝ να του δείξει τιμή, όρους πληρωμής και πολιτική ακύρωσης και να πάρει την επιβεβαίωσή του πριν από την κράτηση. Τις μεγάλες ομάδες τις κλείνετε εσείς απευθείας, με τη δική σας σύμβαση. 0 % προμήθεια. Δεν μπορούμε να εγγυηθούμε ότι ένας βοηθός ΤΝ θα σας προτείνει.

Θέλετε οι ΤΝ να δίνουν τα πραγματικά σας στοιχεία και τους όρους σας, με απευθείας κράτηση και χωρίς προμήθεια; Τα πρώτα 30 ξενοδοχεία μπαίνουν δωρεάν έως τις 30 Ιουνίου 2027.

Δείτε το πρόγραμμα Founding Hotels (στα αγγλικά)

Συχνές ερωτήσεις

Πόσα δωμάτια κάνουν μια ομάδα;

Δεν υπάρχει νόμιμος αριθμός. Στη Booking.com τον επιλέγετε εσείς: από περισσότερα από 2 έως περισσότερα από 10 δωμάτια.

Μπορώ να κρατήσω την προκαταβολή αν η ομάδα ακυρώσει;

Εξαρτάται από τη σύμβαση. Γράψτε το με ημερομηνίες και ποσά· τον ελληνικό κανόνα για τον αρραβώνα δεν τον επιβεβαιώσαμε σήμερα σε επίσημο κείμενο.

Καταγράφω όλους ή μόνο τον αρχηγό;

Σε Ισπανία, Ιταλία και Πορτογαλία, όλους. Για την Ελλάδα, δείτε τη διαδικασία «Τήρηση Βιβλίου Πελατών» στο mitos.gov.gr· δεν επιβεβαιώσαμε το περιεχόμενό της.

Αν η ομάδα έρχεται με πρακτορείο, είμαι διοργανωτής πακέτου;

Συνήθως όχι: διοργανωτής είναι όποιος συνδυάζει και πωλεί τις υπηρεσίες (άρθρο 3 σημείο 8 της Οδηγίας 2015/2302). Μπορεί να είστε, αν προσθέτετε εσείς μεταφορά ή εκδρομές.

Έχει η ομάδα 14 ημέρες για υπαναχώρηση;

Όχι για διαμονή σε συγκεκριμένες ημερομηνίες (Οδηγία 2011/83/ΕΕ, άρθρο 16). Ισχύει η πολιτική ακύρωσής σας.

Πηγές

Περισσότεροι οδηγοί για ξενοδοχεία

Περισσότεροι οδηγοί για ξενοδοχεία →

Español · English · Italiano · Português