Κρατήσεις μέσω τηλεφώνου, WhatsApp ή email: τι να ενημερώνετε πριν, ποια στοιχεία να ζητάτε και υπόδειγμα επιβεβαίωσης (2026)

Ενημέρωση: 10 Νοεμβρίου 2026

Πολλές κρατήσεις ενός μικρού καταλύματος έρχονται με ένα τηλεφώνημα, ένα μήνυμα στο WhatsApp ή ένα email. Είναι κι αυτές συμβάσεις εξ αποστάσεως και έχουν κανόνες: τι λέμε πριν, πότε επιβεβαιώνουμε γραπτώς και ποια στοιχεία δεν ζητάμε. Ο οδηγός συνοψίζει το δίκαιο της ΕΕ, τους κανόνες Ισπανίας, Πορτογαλίας και Ιταλίας και τις επίσημες συχνές ερωτήσεις του PCI SSC, όπως τα ελέγξαμε στις 10 Νοεμβρίου 2026. Δεν αποτελεί νομική συμβουλή.

Η σύντομη απάντηση

Τα βασικά:

Πριν πει ο επισκέπτης «ναι», δώστε τη συνολική τιμή με φόρους, τι περιλαμβάνει, πώς και πότε πληρώνεται, την πολιτική ακύρωσης και ποιοι είστε (Οδηγία 2011/83/ΕΕ, άρθρο 6 παρ. 1).
Μετά, στέλνετε πάντα επιβεβαίωση σε μέσο που μπορεί να φυλάξει, όπως ένα email (άρθρο 8 παρ. 7).
Αν τηλεφωνείτε εσείς για να προτείνετε κράτηση, σε Ισπανία και Πορτογαλία ο επισκέπτης δεσμεύεται μόνο όταν αποδεχθεί γραπτώς· στην Ιταλία ο νόμος το απαιτεί για κάθε σύμβαση μέσω τηλεφώνου.
Μη ζητάτε αριθμό κάρτας μέσω email, WhatsApp ή SMS χωρίς προστασία: σύμφωνα με τη FAQ 1310 του PCI SSC, αν χρησιμοποιείτε αυτά τα κανάλια για στοιχεία κάρτας, το κανάλι και τα συστήματά σας πρέπει να συμμορφώνονται με το PCI DSS.
Ζητάτε μόνο τα στοιχεία που χρειάζεστε για την κράτηση (ΓΚΠΔ, άρθρο 5 παρ. 1 στοιχ. γ).

Τι λέμε πριν κλείσει η κράτηση

Η Οδηγία 2011/83/ΕΕ (άρθρο 6 παρ. 1) απαριθμεί τις προσυμβατικές πληροφορίες. Για ένα κατάλυμα, στην πράξη:

Τύπος δωματίου ή καταλύματος, ημερομηνίες, αριθμός ατόμων και διατροφή (μόνο διαμονή, πρωινό…).
Εμπορική επωνυμία, διεύθυνση και στοιχεία επικοινωνίας του καταλύματος.
Συνολική τιμή με φόρους και τυχόν πρόσθετες χρεώσεις, ή πώς υπολογίζονται αν δεν είναι γνωστές από πριν.
Πώς και πότε γίνεται η πληρωμή (στο κατάλυμα, προκαταβολή, προπληρωμή) και η πολιτική ακύρωσης με ημερομηνίες και ποσά.
Ότι δεν υπάρχει δικαίωμα υπαναχώρησης 14 ημερών για διαμονή σε συγκεκριμένες ημερομηνίες: το εξηγούμε στον οδηγό /dikaioma-ypanachorisis-kratisi-katalymatos-14-imeres.
Στο τηλέφωνο ή σε σύντομο μήνυμα (άρθρο 8 παρ. 4: μέσο με περιορισμένο χώρο ή χρόνο) αρκούν τα βασικά πριν κλείσει η κράτηση· τα υπόλοιπα δίνονται μετά, για παράδειγμα στην επιβεβαίωση.

Τηλεφωνικές προσφορές: πότε χρειάζεται γραπτή επιβεβαίωση

Το άρθρο 8 παρ. 6 της οδηγίας αφήνει κάθε χώρα να αποφασίσει αν η τηλεφωνική προσφορά πρέπει να επιβεβαιώνεται γραπτώς:

Ισπανία (άρθρο 98 του γενικού νόμου για την προστασία των καταναλωτών, σύμφωνα με την επίσημη υπηρεσία Consumo Responde): όταν η επιχείρηση τηλεφωνεί στον καταναλωτή, επιβεβαιώνει την προσφορά γραπτώς σε σταθερό μέσο και ο καταναλωτής δεσμεύεται μόνο όταν την αποδεχθεί με υπογραφή ή γραπτώς.
Πορτογαλία (Decreto-Lei 24/2014, άρθρο 5 παρ. 7): ο καταναλωτής δεσμεύεται μόνο αφού υπογράψει την προσφορά ή στείλει γραπτή συναίνεση· δεν ισχύει αν την πρώτη τηλεφωνική επαφή την έκανε ο καταναλωτής.
Ιταλία (Codice del consumo, άρθρο 51 παρ. 6): για κάθε σύμβαση εξ αποστάσεως μέσω τηλεφώνου, ο επαγγελματίας επιβεβαιώνει την προσφορά και ο καταναλωτής δεσμεύεται μόνο αφού την υπογράψει ή την αποδεχθεί γραπτώς.
Ελλάδα: δεν μπορέσαμε να επιβεβαιώσουμε στο επίσημο κείμενο του ν. 2251/1994 αν υιοθετήθηκε αυτή η επιλογή. Αν έχετε αμφιβολία, ζητήστε γραπτή αποδοχή.
Η επιβεβαίωση της σύμβασης (άρθρο 8 παρ. 7) ισχύει πάντα, όποιος κι αν τηλεφώνησε πρώτος.

Η γραπτή επιβεβαίωση

Το άρθρο 8 παρ. 7 απαιτεί επιβεβαίωση της σύμβασης σε «σταθερό μέσο» εντός εύλογου χρόνου και το αργότερο πριν αρχίσει η υπηρεσία:

Σταθερό μέσο (άρθρο 2 παρ. 10): κάτι που ο επισκέπτης μπορεί να αποθηκεύσει και να συμβουλευτεί αργότερα χωρίς αλλαγές. Ένα email με τα στοιχεία της κράτησης είναι ο πιο απλός τρόπος.
Αν ένα μήνυμα WhatsApp θεωρείται σταθερό μέσο: δεν επιβεβαιώθηκε. Αν κλείνετε μέσω WhatsApp, στείλτε και επιβεβαίωση με email.
Στην Πορτογαλία η προθεσμία είναι 5 ημέρες (DL 24/2014, άρθρο 6).
Η επιβεβαίωση πρέπει να επαναλαμβάνει τις προσυμβατικές πληροφορίες: αν διαφέρει από όσα είπατε στο τηλέφωνο, θα έρθουν παράπονα.

Ποια στοιχεία ζητάμε και ποια όχι

Ο ΓΚΠΔ (άρθρο 5 παρ. 1 στοιχ. γ) απαιτεί δεδομένα «κατάλληλα, συναφή και περιορισμένα στο αναγκαίο»:

Ζητήστε: όνομα του κατόχου της κράτησης, ημερομηνίες, αριθμό ατόμων, ένα email ή τηλέφωνο και όποια ειδικά αιτήματα θέλει να πει ο επισκέπτης.
Μη ζητάτε από πριν αντίγραφα ταυτότητας ή διαβατηρίου, ημερομηνία γέννησης ή στοιχεία που δεν χρειάζεστε για την κράτηση: η καταγραφή των επισκεπτών γίνεται κατά τους εθνικούς κανόνες, συνήθως κατά την άφιξη.
Μη ζητάτε ούτε να δέχεστε αριθμό κάρτας, ημερομηνία λήξης ή κωδικό ασφαλείας μέσω email, WhatsApp, SMS ή chat χωρίς προστασία (PCI SSC, FAQ 1310 και 1085). Αν κάποιος τα στείλει, μην τα αντιγράψετε αλλού και διαγράψτε τα.
Αν χρειάζεστε εγγύηση ή προκαταβολή, χρησιμοποιήστε ασφαλή σύνδεσμο πληρωμής από τον πάροχό σας: το εξηγούμε στο /engyisi-kartas-no-show-akyrosi-xenodocheio-pliromi-sto-katalyma-2026.

Υπόδειγμα επιβεβαίωσης

Αντιγράψτε και προσαρμόστε (θέμα: «Επιβεβαίωση της κράτησής σας αρ. …»):

Κατάλυμα: εμπορική επωνυμία, διεύθυνση, τηλέφωνο και email.
Κράτηση αρ. …, στο όνομα …· άφιξη …, αναχώρηση … (διανυκτερεύσεις: …)· άτομα: …· δωμάτιο: …· διατροφή: ….
Συνολική τιμή: … € με ΦΠΑ. Τυχόν τέλη ή φόροι διαμονής: … (αν ισχύουν, αναφέρετε αν πληρώνεται χωριστά στο κατάλυμα).
Πληρωμή: πώς και πότε (για παράδειγμα «στο κατάλυμα κατά την άφιξη»). Προκαταβολή: … ή «χωρίς προκαταβολή».
Ακύρωση: δωρεάν έως … στις … · μετά, … . Δεν υπάρχει δικαίωμα υπαναχώρησης 14 ημερών, επειδή πρόκειται για διαμονή σε συγκεκριμένες ημερομηνίες.
Ώρες check-in και check-out και πώς θα μας βρείτε την ημέρα της άφιξης.
Αν η προσφορά έγινε τηλεφωνικά με δική σας πρωτοβουλία: «Για επιβεβαίωση, απαντήστε σε αυτό το email γράφοντας “Αποδέχομαι”».
Σύντομη ενημέρωση για την προστασία δεδομένων και σύνδεσμος προς την πολιτική απορρήτου σας.

Πώς βοηθά η iQuota

Στις κρατήσεις που έρχονται μέσω iQuota δεν ζητούνται στοιχεία κάρτας: ο ταξιδιώτης πληρώνει στο κατάλυμα και ο connector ζητά από τον βοηθό ΤΝ να του δείξει τιμή, όρους πληρωμής και πολιτική ακύρωσης και να πάρει την επιβεβαίωσή του πριν από την κράτηση. 0 % προμήθεια. Δεν μπορούμε να εγγυηθούμε ότι ένας βοηθός ΤΝ θα σας προτείνει.

Θέλετε οι ΤΝ να δίνουν τα πραγματικά σας στοιχεία και τους όρους σας, με απευθείας κράτηση και χωρίς προμήθεια; Τα πρώτα 30 ξενοδοχεία μπαίνουν δωρεάν έως τις 30 Ιουνίου 2027.

Δείτε το πρόγραμμα Founding Hotels (στα αγγλικά)

Συχνές ερωτήσεις

Ισχύει μια τηλεφωνική κράτηση χωρίς τίποτα γραπτό;

Το δίκαιο της ΕΕ απαιτεί να στείλετε μετά επιβεβαίωση σε σταθερό μέσο. Για τον ειδικό κανόνα της τηλεφωνικής προσφοράς στην Ελλάδα, δεν επιβεβαιώσαμε το επίσημο κείμενο· η γραπτή αποδοχή είναι η ασφαλέστερη λύση.

Μπορώ να ζητήσω την κάρτα μέσω WhatsApp;

Το PCI DSS δεν απαγορεύει το κανάλι καθαυτό, αλλά απαιτεί να είναι προστατευμένο και φέρνει τα συστήματά σας στο πεδίο του (FAQ 1310). Για ένα μικρό κατάλυμα είναι απλούστερος ένας ασφαλής σύνδεσμος πληρωμής.

Αρκεί ένα μήνυμα WhatsApp ως επιβεβαίωση;

Δεν έχει επιβεβαιωθεί ότι είναι σταθερό μέσο. Στείλτε και email.

Σε πόσο χρόνο πρέπει να επιβεβαιώσω;

Σε εύλογο χρόνο και το αργότερο πριν από την άφιξη (άρθρο 8 παρ. 7).

Πηγές

Περισσότεροι οδηγοί για ξενοδοχεία

Περισσότεροι οδηγοί για ξενοδοχεία →

Español · English · Italiano · Português