Reservas de grupos num hotel ou alojamento pequeno: contrato, sinal, cancelamento, lista de nomes e registo de hóspedes (2026)

Atualizada: 10 de novembro de 2026

Um grupo pode encher um alojamento pequeno com um telefonema e esvaziá-lo com um cancelamento tardio. Este guia resume o que deixar por escrito, como tratar o sinal e o cancelamento, o que diz a ajuda oficial para parceiros da Booking.com sobre reservas de grupo, quando uma agência vende uma viagem organizada e como registar cada hóspede em Portugal, Espanha e Itália. Verificado a 10 de novembro de 2026. Não é aconselhamento jurídico.

A resposta curta

O essencial:

Ponha tudo por escrito antes de cobrar: quartos, datas, preço total, sinal, calendário de pagamentos, redução de quartos e encargos de cancelamento.
Diga claramente o que é o sinal e o que lhe acontece se o grupo cancelar. O Código Civil português regula o sinal, mas hoje não conseguimos ler o texto oficial: não dependa da interpretação, escreva-o no contrato.
Um grupo de particulares é consumidor: dê o preço total e as condições antes do contrato (Diretiva 2011/83/UE, art. 6.º, n.º 1). Não há livre resolução de 14 dias num alojamento com datas (art. 16.º, alínea l).
Se uma agência combinar os seus quartos com transporte, excursões ou outros serviços, a organizadora da viagem é a agência (Diretiva (UE) 2015/2302, art. 3.º, n.º 8). Se for o alojamento a combiná-los, o organizador pode ser o alojamento.
Um grupo não é uma só pessoa: cada estrangeiro comunica-se no SIBA. Peça a lista de nomes a tempo.

O que pôr no contrato de grupo

Nenhuma norma fixa um modelo de contrato de grupo para alojamentos. Na prática comercial convém indicar:

Quem contrata: um particular que organiza (consumidor), uma empresa ou uma agência de viagens. As regras mudam.
Número e tipo de quartos, datas, regime e preço por quarto e total, com impostos e taxa turística se existir.
Sinal: montante, data de pagamento e o que acontece se o grupo cancelar ou se o alojamento cancelar.
Calendário: data para reduzir quartos sem encargos, data da lista de nomes e data a partir da qual se fatura tudo o reservado. São prazos acordados, não legais.
Encargos de cancelamento escalonados por datas e o que acontece com desistências de última hora ou quartos não ocupados.
Para particulares: informação pré-contratual do art. 6.º, n.º 1 da Diretiva 2011/83/UE e aviso de que não há livre resolução de 14 dias (explicamos em /direito-livre-resolucao-reserva-alojamento-14-dias).
Para redigir bem o cancelamento, veja também /politica-cancelamento-alojamento-como-escrever-booking-airbnb-google-2026.

Sinal, «arras» e «caparra»

Conta mais o contrato do que o nome:

Portugal: o Código Civil regula o sinal (art. 442.º), mas a página oficial do Diário da República não abriu hoje. Não damos a regra.
Espanha: o art. 1454 do Código Civil (texto consolidado do BOE) diz que, havendo «arras o señal» numa compra e venda, pode desistir-se perdendo-as ou devolvendo-as em dobro. Se se aplica da mesma forma ao alojamento: não confirmado.
Itália: pelo art. 1386 do Codice civile, se o contrato prevê o direito de desistir, a «caparra» é só o preço da desistência (perde-se ou devolve-se em dobro).
Conselho prático: escreva «o sinal é descontado no preço final» ou «o sinal não é devolvido se o grupo cancelar depois de …», com datas e montantes.
Cobre o sinal com um link de pagamento seguro, não pedindo números de cartão por email: explicamos em /garantia-cartao-no-show-cancelamento-alojamento-pagamento-no-local-2026.

Grupos que chegam pela Booking.com

A ajuda oficial para parceiros da Booking.com («Managing group reservations», em inglês) explica a política de grupos:

É o alojamento que escolhe o limite: aplica-se quando uma reserva tem mais quartos do que o número fixado, de «mais de 2» a «mais de 10».
Só a podem ativar alojamentos com mais de 3 quartos ou unidades, na Extranet: Propriedade > Políticas > Outras políticas > Reservas de grupo (nomes traduzidos do inglês).
O cliente só vê nas regras da casa que podem aplicar-se políticas e suplementos diferentes, sem detalhes. Por isso tem de o contactar para acordar pré-pagamento, prazo e encargos de cancelamento.
Se o cliente não responder, pode manter a reserva, pedir ao apoio ao cliente da Booking.com que o contacte ou pedir o cancelamento.
Se escolher «Não», todas as políticas de grupo existentes são apagadas.

É uma viagem organizada?

A Diretiva (UE) 2015/2302 protege quem compra uma viagem organizada (alojamento mais transporte, aluguer de carro ou outro serviço turístico significativo):

Se uma agência compra os seus quartos e os vende com autocarro, guia ou excursões, a organizadora é a agência (art. 3.º, n.º 8: o profissional que combina e vende). O alojamento vende-lhe alojamento.
Se for o alojamento a juntar transfers, excursões ou entradas para o grupo, o organizador pode ser o alojamento: explicamos em /alojamento-excursao-transfer-viagem-organizada-diretiva-2026.
Ficam de fora (art. 2.º, n.º 2): viagens de menos de 24 horas sem dormida; as oferecidas ocasionalmente, sem fins lucrativos e só a um grupo limitado de viajantes; e as compradas ao abrigo de um acordo geral para viagens de negócios.
Se a viagem organizada da agência exigir um número mínimo de pessoas, a agência pode cancelá-la avisando com 20 dias (viagens de mais de 6 dias), 7 dias (2 a 6 dias) ou 48 horas (menos de 2 dias) (art. 12.º, n.º 3, alínea a). Tenha estas datas em conta ao acordar com a agência as datas de libertação de quartos.
A revisão, Diretiva (UE) 2026/1024, aplica-se a partir de 29 de março de 2029. Se altera estas exclusões: não confirmado.

Lista de nomes e registo de cada hóspede

Em Portugal, Espanha e Itália o registo é por pessoa, também em grupo:

Portugal (Lei 23/2007, art. 15.º e 16.º, SIBA): comunica-se cada estrangeiro, de qualquer idade, até 3 dias úteis após a entrada; o responsável do grupo pode preencher e assinar o boletim pelos restantes (art. 15.º, n.º 3). O SIBA é gerido pela UCFE do Sistema de Segurança Interna, não pela AIMA. Mais em /comunicacao-hospedes-estrangeiros-siba-2026.
Espanha (Real Decreto 933/2021, SES.HOSPEDAJES): comunica-se ao formalizar a reserva e ao iniciar a estadia, no máximo em 24 horas; assinam os maiores de 14 anos.
Itália (decreto de 7-1-2013, Alloggiati Web): uma ficha por pessoa em 24 horas; o chefe do grupo com documento, os membros do grupo só com dados pessoais.
Grécia: o catálogo oficial de procedimentos (mitos.gov.gr) inclui «Τήρηση Βιβλίου Πελατών» (livro de clientes) com controlo da Polícia; não conseguimos ler o conteúdo.
Peça ao organizador a lista de nomes com o quarto de cada um e avise que, à chegada, cada estrangeiro terá de apresentar documento.

Lista de verificação

Antes de confirmar o grupo:

Quem contrata (particular, empresa ou agência) e quem paga?
Preço total, sinal, calendário de pagamentos e cancelamento por escrito e aceites?
Data de redução de quartos e data da lista de nomes?
Há transporte ou excursões? Quem os combina?
Consegue registar todos à chegada e comunicar no SIBA dentro do prazo?

Como a iQuota ajuda

Nas reservas que chegam pela iQuota não se pedem dados de cartão: o viajante paga no alojamento e o conector pede ao assistente de IA que mostre preço, condições de pagamento e política de cancelamento e obtenha a confirmação do viajante antes de reservar. Os grupos grandes fecha-os diretamente, com o seu contrato. 0 % de comissão. Não podemos garantir que um assistente de IA o recomende.

Quer que as IA deem os seus dados e condições reais, com reserva direta e sem comissão? Os primeiros 30 hotéis entram grátis até 30 de junho de 2027.

Ver o programa Founding Hotels (em inglês)

Perguntas frequentes

Quantos quartos fazem um grupo?

Não há um número legal. Na Booking.com escolhe-o o alojamento: de mais de 2 a mais de 10 quartos.

Posso ficar com o sinal se o grupo cancelar?

Depende do contrato. Escreva-o com datas e montantes; não confirmámos hoje o texto oficial do art. 442.º do Código Civil.

Tenho de comunicar todos ou só o responsável?

Todos os estrangeiros, um a um, de qualquer idade. O responsável do grupo pode preencher e assinar os boletins pelos restantes.

Se o grupo vem com uma agência, sou organizador de uma viagem organizada?

Normalmente não: é quem combina e vende os serviços (art. 3.º, n.º 8 da Diretiva 2015/2302). Pode sê-lo se juntar transporte ou excursões.

O grupo tem 14 dias para desistir?

Não num alojamento com datas (Diretiva 2011/83/UE, art. 16.º, alínea l). Conta a sua política de cancelamento.

Fontes

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